チャットデータ保持期間は、Treasure AI Studio が会話を自動削除するまでどれだけ保持するかを決める、アカウント全体の設定です。会話にはエージェントが取得した顧客データが蓄積されていくため、保持期間はその露出範囲を組織のデータポリシーに合わせて制限する手段になります。この設定は組織内のすべてのユーザーに同時に適用されます。業務が成立する範囲で最も短い期間を選ぶのが適切です。
組織のチャット保持期間を設定し、その期間がどのデータを対象としているかを正確に把握します。
- Treasure AI Studio にサインイン済み（はじめに）
- アカウント管理者ロール
- Treasure AI Studio の左下にあるアカウント名をクリックして設定を開きます。
- 左側のナビゲーションで、組織配下のデータ保持をクリックします。
- [チャット保持期間] で期間を選択します。選択は即座に保存され、組織内のすべてのユーザーに適用されます。
| 値 | 説明 |
|---|---|
| 14日 | 作成から 14 日後にチャットを削除します |
| 28日（デフォルト） | 作成から 28 日後にチャットを削除します |
| 60日 | 作成から 60 日後にチャットを削除します |
選択した期間より古いチャットは永久に削除され、復元できません。期間を短くすると次回のクリーンアップ実行時に反映されるため、既に新しい期間より古い会話は保存後すぐに削除されます。他のユーザーの会話も対象です。
保持期間はチャットが作成された日を起点に計測されます。継続して書き込んでいる長期の会話も、最後のメッセージから 28 日後ではなく、開始から 28 日後に期限切れになります。残しておきたいものは、保持期間の対象外である作業フォルダのファイルへ移してください。
この期間の対象は、作業フォルダの内外にかかわらずすべてのチャットです。違いが出るのはファイルの側です。作業フォルダのファイルは対象外でチャットより長く残り、作業フォルダに属さないチャットのファイルはチャットと一緒に消えます。
| データ | ライフサイクル |
|---|---|
| 作業フォルダ内のチャットとそのメッセージ | 保持期間が経過すると自動的に削除され、ユーザーがいつでも自分で削除することもできます。ただしファイルは一緒に削除されません（次の行を参照）。 |
| 作業フォルダ内のファイル | 保持期間の対象外です。 チャットではなくフォルダに属するため（そのフォルダ内のチャットから添付したファイルも含みます）、それを作成したチャットより長く残ります。消えるのは、ユーザーがファイルを削除したときか、フォルダごと削除したときだけです。フォルダを削除すると、その中のチャットも削除されます。ファイルの保持と削除を参照してください。 |
| 作業フォルダに属さないチャットとそのファイル | 一緒に削除されます（期限切れでもユーザーによる削除でも同様です）。どの作業フォルダにも入っていないチャットは、ファイルを自分だけで抱えるため後には何も残りません。Studio が Legacy と表示するチャットがこれに該当します。作業フォルダに属さないチャットを参照してください。 |
| エージェントが作業フォルダの外に書き込んだファイル | そのチャットが作業フォルダに属するかどうかにかかわらず、チャットと一緒に削除されます。エージェントの作業ファイルや一時ファイルは、それを書き込んだチャットだけのものです。他のチャットから読み取ることはできず、チャットの後には何も残りません。チャット終了後に残るものを参照してください。 |
| ネットワーク監査レコード | 別途管理され、この設定では変更できない約 4 週間のローリングウィンドウで保持されます。ネットワーク監査ログを参照してください。 |
ファイルがチャットと一緒に消えるかどうかは、ファイル側の性質ではなく、そのチャットが作業フォルダの中にあるかどうかで決まります。作業フォルダの外にあるチャットは自分のファイルを連れて消えますが、作業フォルダの中にあるチャットは、クエリ結果・エクスポート・添付ファイルをすべてそのフォルダに残していきます。取得した顧客データを確実に削除する必要がある場合は、作業フォルダのファイルも削除してください。チャットの期限切れを待つだけでは不十分です。
削除は 2 段階で行われます。そのため、ユーザーから見た「削除」は即時で、内部的な消去はそれに続きます。
- チャットが取り除かれます。 ユーザーがチャットを削除した時点、またはチャットが保持期間を超えた時点で、そのチャットは Treasure AI Studio からすぐに表示されなくなり、ユーザーも管理者も復元できません。ゴミ箱や取り消し操作はありません。
- 保存されたデータが消去されます。 その後、スケジュールされたクリーンアップ処理が、会話のレコードとストレージ上のファイルを永久に破棄します。進行中のストリーミングセッションを先に正しく終了させるため、2 つの段階の間には短いクールダウンがあります。
実務上の帰結としては、削除されたチャットは表示されなくなった瞬間から復元不可能であり、その基盤となるストレージは同じ瞬間ではなくその直後に消去されます。
アカウントがオフボーディングされる場合、保持期間に関係なく Treasure AI Studio の関連データはすべて消去されます。すべてのチャット、アップロードされたものもエージェントが生成したものも含むすべてのファイル、そしてすべての作業フォルダの設定が対象です。
- 設定 → 組織 → データ保持に選択した期間が表示される
- 選択した期間より古いチャットが、次回のクリーンアップ実行後に一覧から消えている
- 期間を超えて残したいファイルが、チャット単体ではなく作業フォルダに保存されている
| 問題 | 解決策 |
|---|---|
| 設定にデータ保持が見つからない | このページはアカウント管理者にのみ表示されます。組織の管理者にロールを確認してください。 |
| 期限切れになるはずのチャットがまだ一覧にある | 期限切れの処理は、期間が経過した正確な時刻ではなくスケジュールに従って実行されます。次回のクリーンアップ実行を待ってください。 |
| 作成元のチャットが期限切れになった後もファイルが残っている | そのファイルは作業フォルダにあり、保持期間の対象外です。作業フォルダから直接削除してください。 |
| 60 日より長くチャット履歴を保持したい | 60 日が最長の期間です。必要な内容は書き出すか、保持期間で削除されない作業フォルダのファイルへ移してください。 |
- セキュリティ概要 — サンドボックスの分離、暗号化、データレジデンシー
- チャット履歴 — チャットの検索、名前の変更、削除
- ファイルのアップロードとダウンロード — ファイルの保持と削除のルール
- ネットワーク監査ログ — エージェントのネットワークアクティビティの別途保持される記録